Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem platformy fixquote.ai (dalej: Platforma) jest Prodigy Global sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS: 0001136570, NIP: 5253023258) (dalej: Administrator).

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: kontakt@fixquote.ai.

2. Jakie dane zbieramy

W ramach działania Platformy przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

a) Dane Użytkowników (warsztatów)

Podczas rejestracji i korzystania z Platformy: nazwa warsztatu, adres e-mail, numer telefonu, logo, stawki za naprawy.

b) Dane Klientów końcowych

Dane podawane przez klientów warsztatów za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji (formularz na stronie, komunikatory internetowe w tym WhatsApp, połączenia telefoniczne): imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane pojazdu (marka, model, rocznik), opis problemu, a także treść wiadomości, załączniki (zdjęcia, dokumenty) oraz transkrypcje rozmów głosowych.

c) Dane techniczne

Automatycznie zbierane podczas korzystania z Platformy: zanonimizowany adres IP, typ i wersja przeglądarki, rozdzielczość ekranu, język urządzenia, data i godzina wizyty, informacje o systemie operacyjnym.

d) Pliki cookies

Platforma wykorzystuje pliki cookies — szczegóły opisane w sekcji 9 niniejszej Polityki.

3. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

  • Świadczenie usług — rejestracja konta, obsługa zapytań klientów za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji (formularz, komunikatory internetowe, telefon), generowanie i dostarczanie wycen.
  • Wsparcie AI — przetwarzanie danych przez systemy sztucznej inteligencji w celu automatyzacji obsługi zapytań, generowania wstępnych wycen oraz wsparcia komunikacji z klientami warsztatu. AI jest narzędziem wspierającym działalność warsztatu i nie stanowi samodzielnej usługi ogólnego przeznaczenia.
  • Komunikacja — wysyłanie wycen do Klientów końcowych, powiadomienia, odpowiedzi na zapytania.
  • Poprawa jakości usług — analiza zagregowanych danych statystycznych dotyczących korzystania z Platformy.
  • Realizacja obowiązków prawnych — prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami prawa.

4. Podstawy prawne przetwarzania (RODO)

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO):

  • Art. 6 ust. 1 lit. b) — niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy — w przypadku Klientów końcowych składających zapytanie o wycenę lub kontaktujących się z warsztatem za pośrednictwem Platformy.
  • Art. 6 ust. 1 lit. b) — niezbędność do wykonania umowy — w przypadku Użytkowników korzystających z Platformy na podstawie Regulaminu.
  • Art. 6 ust. 1 lit. a) — zgoda osoby, której dane dotyczą — w przypadku komunikacji za pośrednictwem komunikatorów internetowych (np. WhatsApp).
  • Art. 6 ust. 1 lit. c) — niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes Administratora — w przypadku danych technicznych zbieranych w celach bezpieczeństwa i analityki.

5. AI i przetwarzanie danych

  1. Platforma wykorzystuje systemy sztucznej inteligencji do wsparcia obsługi zapytań klientów, w tym generowania wstępnych wycen napraw oraz automatyzacji komunikacji za pośrednictwem dostępnych kanałów (komunikatory, telefon).
  2. AI pełni rolę asystenta warsztatu samochodowego — wspiera kwalifikację zapytań, zbieranie danych o pojeździe i problemie oraz umawianie wizyt. AI nie stanowi samodzielnego chatbota ani usługi ogólnego przeznaczenia — jest narzędziem wspierającym konkretne procesy biznesowe warsztatu. Klient może w każdej chwili poprosić o kontakt z człowiekiem.
  3. Dane przesyłane do systemów AI są przetwarzane wyłącznie w celu obsługi konkretnego zapytania. Dane użytkowników nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
  4. Wygenerowana wycena ma charakter orientacyjny i podlega weryfikacji przez Użytkownika (mechanika) przed przekazaniem Klientowi końcowemu. Nie dochodzi do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Platforma nie dokonuje profilowania użytkowników.

6. Udostępnianie danych

  1. Dane Klientów końcowych są udostępniane Użytkownikowi (warsztatowi), do którego skierowane zostało zapytanie — wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania.
  2. W celu świadczenia usług korzystamy z zaufanych dostawców zewnętrznych, w szczególności:
    • dostawcy infrastruktury chmurowej (hosting, baza danych, przechowywanie plików, monitoring) — centra danych w Unii Europejskiej,
    • Meta Platforms — obsługa komunikacji za pośrednictwem WhatsApp Business Platform,
    • dostawcy technologii sztucznej inteligencji,
    • dostawcy usług e-mail (wysyłka wycen i powiadomień).
  3. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Dane nie są przekazywane w celach marketingowych ani reklamowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Główna infrastruktura Platformy (baza danych, hosting, przechowywanie plików, usługi AI) znajduje się w centrach danych w Unii Europejskiej.

Niektórzy z naszych dostawców mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz dodatkowych zabezpieczeń technicznych (szyfrowanie w transmisji i w spoczynku).

8. Komunikacja przez komunikatory — zgoda i rezygnacja

  1. Klient inicjuje kontakt z warsztatem za pośrednictwem komunikatora (np. WhatsApp) — wysłanie pierwszej wiadomości stanowi wyrażenie zgody na komunikację za pośrednictwem tego kanału.
  2. Warsztat kontaktuje się z klientem wyłącznie w odpowiedzi na zapytanie lub w ramach zatwierdzonej komunikacji związanej z realizacją usługi.
  3. Klient może w każdej chwili zrezygnować z komunikacji, kontaktując się z nami na adres kontakt@fixquote.ai.

9. Pliki cookies i analityka

Platforma wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu (obsługa sesji logowania i zabezpieczeń). Nie stosujemy cookies marketingowych ani reklamowych.

W celach analitycznych Platforma zbiera dane statystyczne dotyczące korzystania z serwisu. Analityka oparta jest na rozwiązaniu nie wykorzystującym cookies.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane. W szczególności:

  • Dane konta Użytkownika — przez cały okres posiadania aktywnego konta oraz przez okres wymagany przepisami prawa po jego usunięciu.
  • Dane zapytań i Klientów końcowych — przez okres niezbędny do obsługi zapytania i ewentualnej realizacji usługi, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub uzasadnionego interesu Administratora.
  • Dane techniczne i logi — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Platformy.

11. Prawa użytkownika

Zgodnie z RODO, każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

  • Prawo dostępu (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopii.
  • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
  • Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
  • Prawo do cofnięcia zgody — w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie, przysługuje prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt na adres: kontakt@fixquote.ai.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w szczególności:

  • szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS),
  • szyfrowanie danych w spoczynku (encryption at rest),
  • kontrola dostępu oparta na uwierzytelnianiu i autoryzacji,
  • monitorowanie bezpieczeństwa i wykrywanie anomalii,
  • regularne przeglądy i aktualizacje zabezpieczeń.

13. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa lub w sposobie przetwarzania danych.
  2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem fixquote.ai/polityka-prywatnosci.

14. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Zasady korzystania z Platformy opisane są w Regulaminie.